fjern søgeboks

SERVICE

- For medlemmer og medarbejdere

Fokusområdet SERVICE handler om at understøtte folkekirkens service til de borgere, der kommer i kirken eller på anden måde henvender sig eller er i kontakt med folkekirken. SERVICE handler også om at give gode muligheder for at løse folkekirkens administrative og forvaltningsmæssige opgaver.

En god og sammenhængende service til de medlemmer og borgere, der søger folkekirken tager udgangspunkt i det enkelte medlems eller den enkelte borgers situation og behov. Det kræver bevidste og målrettede overvejelser i forbindelse med udvikling af digitale løsninger. Og det stiller store krav til deling og opbevaring af personoplysninger i de digitale løsninger.

Folkekirkens administrative systemer, fx med henblik på kirkelige eller civile registreringer eller udfærdigelse af gravstedsaftaler m.v., skal naturligvis sikre god kvalitet i afgørelser m.v. til borgerne. Samtidig er det væsentligt, at de administrative systemer er stabile og brugervenlige og letter arbejdet også for folkekirkens medarbejdere.

Den stadige introduktion af nye former for teknologi skaber løbende nye forventninger, strukturer og praksisser i forhold til eksisterende arbejdsprocesser. Det stiller samtidig krav om, at også folkekirken løbende overvejer nye måder at se og forstå eksisterende opgaver og arbejdsprocesser på i tæt dialog med brugerne.

Det enkelte medlem og den enkelte borger i centrum

- Et pejlemærke

Der tales i offentlig sammenhæng om, at der er behov for en mere sammenhængende tilgang til borgerens digitale møde med den offentlige sektor. Folkekirken er i flere konkrete sammenhænge i forbindelse med fx begravelse og navneændring ved bryllup en del af den efterspurgte sammenhængende ’borgerrejse’. Grundlæggende handler det om, at borgeren skal opleve en bedre service, fordi den offentlige indsats er koordineret og tager udgangspunkt i den enkelte borgers situation og behov.

I en kirkelig sammenhæng er der på samme måde et behov for, at folkekirken giver sine medlemmer en god oplevelse af sammenhæng i ’medlemsrejsen’. Det kan blandt andet ske ved, at medlemmerne og folkekirken har nemt ved at være i kontakt fx ved, at et medlem kan oprette en personlig profil med sine ’interesseområder’, hvorefter vedkommende ville kunne modtage påmindelser om relevante tjenester og aktiviteter i udvalgte geografier efter ønske.

I forhold til praktiske gøremål kan det fx ske ved, at man nemt kan tilmelde sig et arrangement herunder betale for ’frokosten’ via SMS og gængse betalingstjenester. I forhold til fx tilmelding af børn til konfirmation kan det ske gennem adgang til tjenester, som dels er nemme at betjene, dels sikrer en rigtig behandling af de oplysninger, der udveksles, og som eksempelvis også understøtter, at den unge går til forberedelse i ’skolesognet’ og konfirmeres i ’bopælssognet’.

Det efterspørges desuden i mange tilfælde, at det ikke er sognet, dvs. geografien, der er afgørende i forhold til oplysninger om folkekirkens tilbud, men i stedet arrangementet. Der er et ønske om, at være koordineret og ikke konkurrerende i forhold til aktiviteter i lokalområdet og at sænke dørtærsklen og invitere indenfor, uanset om den inviterede er fra sognet eller ej. Fx samarbejder mange menighedsråd, i forskellige sogne og pastorater, og viser deres gudstjenester og arrangementer i en fælles kalender. Eksempelvis også sådan, at turister og feriegæster nemt kan få adgang til oplysninger inden for en radius af 10 kilometer.

Det er et strategisk pejlemærke at tage udgangspunkt i det enkelte medlems og den enkelte borgers situation og behov. Det indebærer, at digitale løsninger og tjenester skal understøtte kommunikation og andre gøremål med personligt indhold.

Målet er at sikre, at folkekirken i størst muligt omfang har mulighed for at være tilstede og i kontakt med medlemmer og borgere på deres præmisser, hvad enten det sker i forhold til den enkelte kirke eller i et samarbejde mellem kirker i forskellige sogne. Grænser mellem sogne, pastorater og provstier skal ikke være en hindring for velfungerende samarbejder til fordel for medlemmer og borgere.

Effektive og brugervenlige administrative systemer

- Et pejlemærke

Medarbejdere i folkekirken udfører en række administrative opgaver, som direkte eller indirekte understøtter folkekirkens aktiviteter og myndighedsopgaver.

Folkekirkens administrative opgaver løses i dag med hjælp fra fx et regnskabs- og økonomisystem for de lokale kasser, et kirkegårdssystem til drift af kirkegården, et lønsystem til brug for udbetaling af løn til medarbejdere, et system til forvaltning af gravstedsaftaler, digitale selvbetjeninger og et sagssystem til personregistrering osv.

Formål og forvaltningskrav er i forbindelse med de administrative opgaver klart defineret i regler, som de digitale løsninger tager højde for. Det er dog ikke det samme som, at alle eksisterende løsninger er brugervenlige og understøtter alle trin i sagsbehandlingsprocesserne, som brugeren har behov for.

Velfungerende og brugervenlige administrative løsninger er en forudsætning for medarbejdernes trivsel, tilfredshed og effektivitet, for opgaveløsningens kvalitet og for brugernes tilfredshed i mødet med folkekirken.

Som en vigtig del af fokusområdet SERVICE er ’tid’ et parameter, som både borgere og ansatte i folkekirken lægger vægt på. Det forventes, at afgørelser kan træffes og leveres hurtigt og korrekt. Digitaliseringen skal derfor ud over kvalitet også bidrage til at gøre den folkekirkelige service til medlemmer og borgere effektiv. Samtidig er det vigtigt at være bevidst om, at alt ikke behøver at kunne alt, men at digitale løsninger skal holdes enkle – og så hellere kunne lidt mindre.

Bedre processer, fokus på enkle og digitaliseringsklare regler samt begrænsning af administrative byrder kan gøre folkekirkens administration mere effektiv og overskuelig for den enkelte borger, medlemmerne og de ansatte i folkekirken.

Det er et strategisk pejlemærke at sikre effektive og brugervenlige administrative systemer. Det indebærer bl.a., at folkekirkens eksisterende digitale administrative løsninger jævnligt får et ’bruger- og kvalitetstjek’, og at nye løsninger, som udvikles i samarbejde med brugerne, skal være enkle og brugervenlige.

Målet er at sikre, at folkekirken kan forvalte sine administrative opgaver tilfredsstillende for både borgere, medlemmer og folkekirkens ansatte. Sidstnævnte også i forhold til at have tilfredse medarbejdere og attraktive arbejdspladser.